突発的な仕事に振り回されないためのポイント

急な仕事の依頼が来て

予定していたタスクが終わらない！

今日中に対処しないといけない。

毎日こんな感じで日々のタスクが積もっていく。

業務を進めていく中で日々発生するタスク。

あなたの予定を乱すものとして

猛威を振るうのが急いで対処しなければならないもの。

そのタスクによって

本来やりたかったことが出来ない。

積もり続けるタスク。

そうこうしているうちに

今度は後回しになったタスクが

新たな緊急として襲いかかる。

そんな日々でいつも何かに

追いかけられているような精神状態。

とてもしんどいですよね。

今日はそんな厄介な突発的なタスクに

どのように対応していけば良いのか。

振り回されないために心掛けたい

ポイントをお話ししていきます。

活路は[追いかける・リアクション・コントロール]の３つ

ポイントは3つです。

１つめは追いかける。

仕事に追いかけられたままでは

いつまでも変わりません。

追いかけましょう。

これにより突発的な仕事が

発生する絶対数が減ります。

２つめはリアクション。

仕事は相手ありきです。

それゆえ、突発的な仕事を完全に０に

することは難しいでしょう。

ですがいざ突発的な仕事が発生した際、

どのようにあなたが反応するか。

それ次第でその後の状況が変わります。

「頼む」⇒「ハイ、すぐやります！」

は御法度です。

最後３つめはコントロール。

タスクがとっちらかった状態で

やみくもに手をつけても終わりません。

仕事は次から次と発生します。

あなたの制御下において

計画的ににこなしていきましょう。

更に詳しいお話はこの先でします。

まずは一度視点を変えて

そもそも突発的な仕事には

どのようなものがあるのか

をお話していきます。

突発的な仕事の代表例

代表的なものとして3つ上げたいと思います。

1. 機器トラブル

自社で納入している製品に

故障が発生するケースです。

製品は形あるものゆえに

破損して使用できなくなったり、

原因不明のトラブルで動作しない

なんて事が発生します。

そのままの状態ではお客さんの

業務に支障が出ます。

私たちはお客さんの業務を

よりよくするために製品を納入しています。

その製品により業務に支障をきたしていては

本末転倒です。

最優先で対処する必要があります。

2. 急な見積り依頼

「急に提出しなきゃなくなっちゃって、今日中に欲しいんだけど」

なんて依頼も来ます。

提出出来なければ同じく

お客さんの業務に支障が出ますので、

ないがしろには出来ません。

3. 急ぎの社内提出物

組織の中で働いていればときに発生する提出物。

「今日中に～」なんて無茶振りもあるかと思います。

所属している組織が必要としていることですので、

無視すればあなたの

組織内での立場が悪くなる可能性があります。

つまりは給料・ボーナスや出世等の

査定にひびきかねません。

心掛けるべきポイント

1.追いかける

突発的な業務はその名の通り

いきなり発生したものと思いがちです。

ですが本当にそうでしょうか。

実は往々にして防げたという

ケースが見られます。

たいがいのケースで事前に

業務のタネは発生しています。

それが表面上みえているかどうかは別として。

表面に現れないままにすくすくと育った場合、

限界破裂の状態で出現します。

これが突発業務の発生する仕組みです。

ならばタネのうちに摘み取ってしまえば

芽は出ません。

先ほどの代表例1. 機器トラブル

で言うなれば、

定期メンテナンスの実施が該当します。

実施することですぐには手に負えない程の

状態となる前に対処、発見が可能です。

2. 急な見積り依頼ではどうでしょうか。

発生した業務内容が毎年

同時期に提出しているようなものであれば

事前に提出もしくは準備しておきます。

そうすることで未然に防ぐことが出来ます。

全くの新規案件であったとしても、

先方組織内では何らかの予兆があったはずです。

それらを普段接している担当者を通じて

察知しておくことでやはり防げます。

3. 急ぎの社内提出物も２. と同様のやり方で

防ぐ事が可能となります。

つまり大半は未然に防げる内容なんです。

そしてこれらを実施することが

仕事を追いかけているという状態。

限界破裂になる前に先回りしてこなしておく。

突発的な業務が発生したらば

自分に問いかけてみてください。

この業務は未然に防ぐ事が出来なかっただろうか？

先手必勝ともいえるやり方で

あなたの突発業務を着々と減らしていきましょう。

2.リアクション

これは先方の依頼に対して

条件反射的にならないということです。

と、即答で答えてはいないでしょうか。

もちろんお客さんの依頼に

スピーディ－に対応することは極めて重要です。

ここで気をつけるべきは、

無条件にすぐ出来ると即答してしまうことです。

急ぎの内容であればある程、

即答せずに意識的に一度立ち止まります。

今日の予定を再確認した上で、

等と少しでも時間を稼ぎます。

とともに相手へも

言われてすぐに出るものではない

という意味合いの牽制をします。

ここで大事なのは自分が提出可能

と想定するタイミングよりも

後の時間帯で話しておくということです。

夕方に完成可能なのであれば今晩中には、、、

という感じです。

また、「急ぎで～の」と言われた場合は

「いつまでならギリギリ引っ張れますか？」

とここでも時間を確保しておきます。

そうして提出期限までの余力を

少しでも稼ぐ事で余裕が生まれます。

3.コントロール

これは事前準備としてやるべきことです。

スケジュールを立てましょう。

詳細に立てる必要は有りません。

内容はあくまでもざっくりでOKです。

訪問先、やるべきことくらい。

大事なのはここから。

それらスケジュールの割り振りを

今日使える時間の８割までに絞っておくのです。

あえて２割を余力として確保しておきます。

この時間を突発的に発生してくる業務に充てるのです。

この余力時間がとても重要。

予定パンパンの状態でタスクをこなそうとすると

あれこれやらなきゃと気を取られます。

そこに突発が入り込み事態は白旗。

終わらない業務は明日へ持ち越し。

もともと明日もパンパンな為、

更に翌日へ、、、

仕事が増えたことで余計に

いろいろと気にかかり集中出来ません。

負のスパイラルです。

反対に余力を確保しておくと、

心にゆとりがある状態で業務にあたれます。

余計なことに気をとられない為、

作業に集中出来ます。

仮に突発的な業務が発生しても

２割の専用時間を割り当てられます。

結果的にこなすタスク量が多くなります。

まとめ

いかがだったでしょうか。

つい振り回されてしまう突発的な業務。

日頃の取り組みや対応次第で

性質が変わることを知って頂けたと思います。

本記事が皆さんのより充実した営業ライフに

少しでもお役立ち出来れば幸いです。

それでは、また(^^)